大家さん・物件管理者のための物件の目録

物件管理の基本は、記録です。敷金をめぐるトラブル、メンテナンスの記録、設備の管理、保険金請求。そのどれもが、各物件に何があり、どんな状態なのかを、日時付きで明確に記録しているかどうかにかかっています。しっかりした物件の目録は、プロの物件管理の土台です。

大家さんに物件の目録が必要な理由

敷金を守る。 敷金をめぐるトラブルは、大家さんと入居者のあいだで最もよくある争いのひとつです。写真と状態のメモが付いた詳しい入居時の目録を、入居者に確認して署名してもらっておけば、「その傷はもともとあった」という主張に対する最善の備えになります。

メンテナンスを管理する。 物件のすべての設備やシステムについて、使用年数、型番、メンテナンス履歴がわかっていれば、交換の予算を立てやすくなり、メンテナンスも滞りません。

保険金請求。 入居者が損傷を与えたり、補償の対象となる事故が起きたりしたとき、記録された目録が請求の根拠になります。

複数の物件の管理。 複数の物件を管理しているなら、整理された目録の仕組みがあれば混乱を防ぎ、部屋ごとの記録をはっきり分けておけます。

プロとしての信頼関係。 入居時にしっかり記録する手順を見た入居者は、プロと取引していると理解します。初日から期待することがはっきり伝わります。

- 住所と部屋番号 - 物件の種類と広さ - 主な特徴と設備 - 築年（わかれば） - 最近のリフォーム（日付とともに）

部屋ごとに、次の点を記録します。 - 壁の状態（塗装の色、汚れ、穴、損傷） - 床の状態（種類、摩耗、傷やしみ） - 天井の状態 - 窓の状態（窓枠、ガラス、開閉） - ドアの状態（枠、金具、開閉） - 照明器具 - コンセントやスイッチ - 造り付けの設備（クローゼット、棚、暖炉）

- 冷蔵庫（型番、シリアル番号、状態） - オーブン・コンロ（型番、シリアル番号、状態） - 食器洗い機（型番、シリアル番号、状態） - 電子レンジ（型番、シリアル番号、状態） - ディスポーザー（状態、わかれば使用年数） - シンクと水栓の状態 - カウンターと収納棚の状態

- トイレ（状態、動作） - 洗面台と水栓 - シャワーや浴槽（目地、コーキング、水回りの設備） - 換気扇 - 備え付けの付属品

- 洗濯機と乾燥機（備え付けの場合） - 空調設備（使用年数、最後の点検日） - 給湯器（使用年数、型番） - そのほかの備え付けの家電

- 庭の状態 - テラスやウッドデッキの状態 - 駐車スペースの状態 - 物置などの収納スペース

敷金について説得力のある記録を残すには、決まった手順が必要です。

1. 入居者が来る前に目録を完成させる。 清掃が済み、すぐに貸せる状態の物件を記録します。

2. 入居者と一緒に確認する。 入居時の立ち会い点検を行い、すべての部屋を一緒に見て回ります。

3. 入居者に確認して署名してもらう。 目録と状態の報告書のコピーを入居者に渡し、記録された状態を確認したという署名をもらいます。

4. 双方がコピーを保管する。 Itemtopiaの目録はクラウドに保存されています。入居者にはPDFで書き出したものを渡しましょう。

5. 日付と時刻を記録する。 写真の日時の記録はとても重要です。

退去時にも、同じ記録の手順を繰り返します。

1. 退去時の点検を行う（できれば入居者の立ち会いのもとで） 2. すべてを撮影し、入居時の写真と直接見比べる 3. 通常の使用による損耗を超える損傷をメモする 4. 清掃の状態を記録する

両方の記録があれば、敷金からの差し引きは明快になります。前後の状態を示す、はっきりした証拠があるからです。

Itemtopiaでは、物件や場所ごとに別々のスペースを作れます。次のことができます。

複数の部屋を管理する大家さんにとって、これはすべての物件にわたる、整理されたプロの仕組みになります。

各物件の設備やシステムごとに、次のことを行います。

時間がたつにつれて、すべての物件の完全なメンテナンス履歴ができあがります。保険金請求の裏づけになり、予算を立てるのに役立ち、物件を売るときには買い手にプロの管理を示せます。

プロの物件管理は、明確な記録の上に成り立っています。物件ごとにItemtopiaでしっかりした目録を作っておけば、敷金を守り、メンテナンスを簡単にし、保険や法的な手続きに必要な記録がそろいます。最も価値の高い物件や、最近入居者が入れ替わった物件から始めて、そこから広げていきましょう。

Itemtopiaは記録を実用的に保ちます。写真、スペース、アイテムの詳細、レシート、保証、書類、メモ、リマインダー、修理履歴、QRコード、エクスポート、共有アクセスのすべてを、対象のアイテムに結びつけておけます。