Bästa sättet att hålla koll på garantier och kvitton digitalt

Alla har tappat bort ett kvitto i sämsta tänkbara ögonblick. Vitvaran går sönder två veckor innan garantin löper ut, och kvittot ligger någonstans i skräplådan – eller är sedan länge borta. Att gå över till digitalt löser problemet för gott, men bara om du har rätt system. Så här gör du det ordentligt.

Det traditionella sättet – att spara papperskvitton i mappar eller ett kuvert – fungerar inte, av flera skäl:

• Kvitton på termopapper bleknar och blir oläsliga inom några år
• Pappersbaserade system kräver att du minns vad du har sparat och var
• De kopplar inte ihop kvittot med föremålet, garantin eller serienumret
• De är lika utsatta för samma katastrofer (brand, översvämning) som kan leda till en skadeanmälan
• Det går inte att söka i dem eller nå dem från mobilen

Ett digitalt system som kopplar varje föremål till sin dokumentation löser alla de här problemen.

Den viktigaste insikten är den här: ett kvitto eller ett garantibevis är bara användbart om du hittar det direkt och kan koppla det till föremålet det gäller. Därför måste systemet förvara dem tillsammans, inte var för sig.

Alla köp behöver inte fullständig dokumentation, men de här kategorierna behöver det alltid:

• Större vitvaror – kylskåp, tvättmaskiner, torktumlare, diskmaskiner, spisar
• Elektronik – tv-apparater, laptops, mobiler, surfplattor, kameror, ljudutrustning
• Verktyg och utrustning – elverktyg, gräsklippare och trädgårdsmaskiner
• Möbler – många tillverkare lämnar flerårig garanti på stommen
• Värme, ventilation och luftkonditionering – har ofta garanti på både delar och arbete
• Tak och fönster – garantier från både hantverkare och tillverkare
• Smycken och klockor – har ofta servicegaranti
• Fordon – spara servicehistoriken tillsammans med garantiinformationen

Digitala kvitton är lättare att tappa bort än papperskvitton – de begravs i mejlen, ligger på ett konto du har glömt eller på en plattform som inte längre finns. När du gör ett större köp på nätet:

• Vidarebefordra orderbekräftelsen till en mejladress som du bara använder för kvitton, eller
• Ta en skärmbild av orderbekräftelsen direkt, eller
• Spara kvittot som PDF bland dina filer

Bifoga det sedan till föremålet i Itemtopia på en gång.

Förlängda garantier köps ofta och glöms sedan bort helt. Har du sådana är de värda att dokumentera noggrant, eftersom:

• Det är lätt att missa tidsfristen för att göra anspråk
• De går ofta att överlåta om du säljer föremålet
• Vissa kreditkort förlänger automatiskt tillverkarens garanti – dokumentera det också

I Itemtopia kan du lägga till anteckningar på vilket föremål som helst. Använd det för att notera vilket kort du betalade med om kortet förlänger garantin.

Om du har en hög med kvitton i en låda någonstans finns ett praktiskt sätt att ta itu med den: försök inte komma ikapp allt på en gång. Avsätt en timme, gå igenom det du har och dokumentera bara det som fortfarande har garanti eller är tillräckligt värdefullt för att spela roll. För resten, ta ett foto av kvittohögen som säkerhetskopia och gå vidare.

När tvättmaskinen går sönder öppnar du Itemtopia, hittar den på några sekunder och vet direkt: när du köpte den, vad den kostade, om garantin fortfarande gäller, vem du ska ringa och var kvittot finns. Så ser ett bra digitalt system ut. Börja bygga ditt i dag.

Finns även på engelska: The Best Way to Track Warranties and Receipts Digitally