防災というと、多くの人は水、懐中電灯、救急用品などの非常用持ち出し袋を思い浮かべます。しかし、それと同じくらい大切なのに、あまり語られない備えがあります。それが「災害復旧ファイル」です。大きな被害にあったあと、生活を立て直すのに必要な書類、記録、情報をまとめたものです。必要のない今のうちに作っておくことは、家族のためにできる最も実用的なことのひとつです。
災害復旧ファイルとは？
災害復旧ファイルとは、重要な書類、口座の情報、家財リスト、連絡先をまとめたものです。安全に、いつでもアクセスできる形で保管しておくことで、家が被害を受けたり、急に避難しなければならなくなったりしても、復旧を始めるのに必要なものがすべてそろっています。
紙のフォルダーひとつではありません（紙のバックアップにも価値はありますが）。主にデジタルの仕組みで、クラウドに保存され、世界中どこからでもスマートフォンでアクセスできます。
含めるもの
1. 家財リスト
これが災害復旧ファイルの土台です。持ち物すべてを写真付きで記録したものです。Itemtopiaの家財リストがまさにこれにあたります。何を持っていたか、それにどれほどの価値があったかを記録し、保険金請求に必要な証拠になります。
まだ家財リストがないなら、今日できる最も大切なことは、それを作ることです。
2. 保険関係の書類
- 住宅保険や賃貸向けの家財保険の保険証券と約款（全文） - 証券番号 - 保険会社名と事故受付の電話番号 - 代理店の担当者名と連絡先 - すぐに確認できるよう、保険金額と免責金額 - 水災の補償（該当する場合） - 地震保険（該当する場合） - 貴重品に関する特約
3. 金融関係の口座の情報
- 銀行口座のある金融機関名（口座番号は文書に書かず、パスワードマネージャーで管理します） - 投資口座のある金融機関 - クレジットカードの発行会社とカスタマーサービスの電話番号 - 住宅ローンの借入先の連絡先 - 自動車ローンやリースの情報
4. 法律関係・身分証明の書類
- パスポートのコピー（顔写真のページ） - 出生証明書や戸籍関係の書類のコピー - 社会保障番号やマイナンバーなどの個人番号（安全に保管） - 婚姻の証明書 - 離婚に関する書類（該当する場合） - 養子縁組の書類（該当する場合） - 除隊証明書（該当する場合） - 国籍・在留に関する書類
5. 不動産・財産関係の書類
- 権利証または賃貸借契約書のコピー - 住宅ローンの書類 - 固定資産税の記録 - 車検証 - ボートやキャンピングカーの登録書類
6. 医療の情報
- かかりつけ医の連絡先 - 専門医の連絡先 - 服用中の薬と用量 - 健康保険証と保険の番号 - 予防接種の記録 - 重要な病歴
7. 緊急連絡先
- 家族の電話番号（スマートフォンとは別に保管します。スマートフォンをなくしたり壊したりしたときに必要です） - 信頼できるご近所の方 - 弁護士の連絡先 - ファイナンシャルアドバイザーの連絡先 - 信頼できる修理業者 - 勤務先の人事担当部署
8. デジタルのアクセス情報
- パスワードマネージャーのマスターアクセス（リカバリーキーは非常に安全な場所に保管します） - 緊急時に連絡したりアクセスしたりする必要のある重要なアカウントの一覧 - クラウドストレージへのアクセス情報
保管場所
メイン：暗号化されたクラウドストレージ
Itemtopiaの家財リストは、すでにクラウドにあります。災害復旧ファイルのそのほかの書類には、パスワードで保護され、どのデバイスからでもアクセスできる、暗号化されたクラウドサービスを使いましょう。選択肢は次のとおりです。 - 暗号化されたクラウドストレージ（暗号化したDropbox、強力なパスワードを設定したiCloudなど） - 書類管理専用の安全なアプリ - 書類を保存できるパスワードマネージャー
バックアップ：銀行の貸金庫
銀行の耐火性の貸金庫は、書類の原本と、災害復旧ファイルの要約を印刷したものを保管するのに最適なバックアップです。手持ちのデジタル機器がすべて失われても、貸金庫がバックアップになります。
予備のバックアップ：信頼できる人
信頼できる家族や友人に、デジタルの災害復旧ファイルへのアクセス権や、特に重要な書類の紙のコピーを渡しておくことも検討しましょう。
普通の文書に保存してはいけないもの
口座番号の全桁、パスワード、個人番号を、普通の文書に保存しないでください。クラウドに保存した文書でも同じです。機密性の高い認証情報には、信頼できるパスワードマネージャーを使いましょう。
週末で作る方法
災害復旧ファイルをすべてそろえるのは大変そうに聞こえますが、集中すれば週末で作れます。
土曜日の午前（2〜3時間）： 高価なものを中心に、Itemtopiaで家財リストを作成または更新します。
土曜日の午後（2時間）： 保険関係の書類を集め、撮影またはスキャンして、デジタルのファイルに追加します。
日曜日の午前（2時間）： 金融関係と法律関係の書類をまとめます。原本の保管場所もメモしておきます。
日曜日の午後（1時間）： 医療の情報と緊急連絡先をまとめます。年に一度見直すよう、カレンダーにリマインダーを設定します。
年に一度見直す
5年前のままの災害復旧ファイルでは、役に立つ度合いが大きく下がります。確定申告のときや保険の更新のときなど、年に一度のリマインダーを設定して、すべてを見直し、更新しましょう。
まとめ
災害がいつ起きるかは予測できません。でも、そのときにどれだけ備えができているかは、自分で決められます。災害復旧ファイルとItemtopiaのしっかりした家財リストがあれば、家に何が起きても、生活を立て直すのに必要な情報は安全で、すぐにアクセスでき、欠けることなくそろっています。
Itemtopiaでできること
Itemtopiaは記録を実用的に保ちます。写真、スペース、アイテムの詳細、レシート、保証、書類、メモ、リマインダー、修理履歴、QRコード、エクスポート、共有アクセスのすべてを、対象のアイテムに結びつけておけます。
英語版はこちら: How to Build a Disaster Recovery File for Your Home