Większość ludzi myśli o przygotowaniu na katastrofę w kategoriach zestawu awaryjnego – woda, latarki, apteczka. Istnieje jednak inna, równie ważna, a dużo rzadziej omawiana forma przygotowania: teczka na wypadek katastrofy. To zbiór dokumentów, informacji i danych, których będziesz potrzebować, by odbudować życie po poważnej stracie. Przygotowanie jej teraz, gdy jeszcze jej nie potrzebujesz, to jedna z najbardziej praktycznych rzeczy, jakie możesz zrobić dla rodziny.
Czym jest teczka na wypadek katastrofy?
Teczka na wypadek katastrofy to kompletny zbiór twoich ważnych dokumentów, informacji o kontach, spisu rzeczy w domu i kontaktów – przechowywany bezpiecznie i w dostępnym miejscu, tak aby w razie zniszczenia domu lub nagłej ewakuacji mieć wszystko, czego potrzebujesz, by zacząć odbudowę.
To nie jest jedna papierowa teczka (choć papierowa kopia ma swoją wartość). To przede wszystkim cyfrowy system, przechowywany w chmurze i dostępny z telefonu w dowolnym miejscu na świecie.
Co w niej umieścić
1. Spis rzeczy w domu
To fundament całej teczki – kompletna, udokumentowana zdjęciami ewidencja wszystkiego, co masz. Tym właśnie jest twój spis w Itemtopia. Dokumentuje, co miałeś i ile to było warte, oraz dostarcza dowodów potrzebnych przy zgłoszeniu szkody.
Jeśli jeszcze nie masz spisu, jego stworzenie to najważniejsze, co możesz dziś zrobić.
2. Dokumenty ubezpieczeniowe
- Polisa ubezpieczenia domu lub mieszkania (pełny dokument) - Numer polisy - Nazwa ubezpieczyciela i numer infolinii szkodowej - Imię, nazwisko i dane kontaktowe agenta - Sumy ubezpieczenia i udziały własne do szybkiego wglądu - Ubezpieczenie od powodzi, jeśli dotyczy - Ubezpieczenie od trzęsienia ziemi, jeśli dotyczy - Wszelkie rozszerzenia ochrony dla cennych rzeczy
3. Informacje o kontach finansowych
- Nazwy banków (bez numerów kont w dokumencie – te trzymaj w menedżerze haseł) - Instytucje, w których masz rachunki inwestycyjne - Wydawcy kart kredytowych i numery ich infolinii - Dane kontaktowe banku udzielającego kredytu hipotecznego - Informacje o kredycie lub leasingu samochodu
4. Dokumenty prawne i tożsamości
- Kopie paszportów (strona ze zdjęciem) - Kopie aktów urodzenia - Numery PESEL lub numery ubezpieczenia społecznego (bezpiecznie przechowywane) - Akt małżeństwa - Wyrok rozwodowy, jeśli dotyczy - Dokumenty adopcyjne, jeśli dotyczy - Dokumenty ze służby wojskowej - Dokumenty potwierdzające obywatelstwo
5. Dokumenty dotyczące nieruchomości i pojazdów
- Kopia aktu własności lub umowy najmu - Dokumenty kredytu hipotecznego - Dokumenty podatku od nieruchomości - Dowody rejestracyjne i dokumenty własności pojazdów - Dokumenty łodzi lub kampera
6. Informacje medyczne
- Kontakt do lekarza rodzinnego - Kontakty do specjalistów - Aktualnie przyjmowane leki i dawki - Karty i numery polis ubezpieczenia zdrowotnego - Karty szczepień - Istotna historia choroby
7. Kontakty awaryjne
- Numery telefonów członków rodziny (zapisane poza telefonem – jeśli go zgubisz lub zniszczysz, będą ci potrzebne) - Zaufani sąsiedzi - Kontakt do prawnika - Kontakt do doradcy finansowego - Zaufany wykonawca - Dział kadr twojego pracodawcy
8. Informacje o dostępie cyfrowym
- Dostęp do menedżera haseł (klucz odzyskiwania przechowuj w bardzo bezpiecznym miejscu) - Lista ważnych kont, które trzeba powiadomić lub do których trzeba się dostać w sytuacji awaryjnej - Informacje o dostępie do chmury
Gdzie ją przechowywać
Podstawowo: szyfrowana chmura
Twój spis w Itemtopia już jest w chmurze. Pozostałe dokumenty z teczki przechowuj w szyfrowanej usłudze chmurowej – chronionej hasłem i dostępnej z każdego urządzenia. Możliwości to między innymi: - Szyfrowana chmura (Dropbox z szyfrowaniem, iCloud z silnym hasłem) - Specjalna aplikacja do bezpiecznego przechowywania dokumentów - Menedżer haseł z funkcją przechowywania dokumentów
Kopia zapasowa: skrytka bankowa
Ognioodporna skrytka bankowa to świetna kopia zapasowa na oryginały dokumentów i wydrukowane podsumowanie teczki. Jeśli wszystkie twoje urządzenia zostaną zniszczone, skrytka będzie twoim zabezpieczeniem.
Dodatkowa kopia: zaufana osoba
Rozważ udostępnienie cyfrowej teczki zaufanemu członkowi rodziny lub przyjacielowi albo przekazanie mu papierowych kopii najważniejszych dokumentów.
Czego NIE przechowywać w zwykłym dokumencie
Nie zapisuj pełnych numerów kont, haseł ani numerów PESEL w zwykłym dokumencie – nawet jeśli jest w chmurze. Do poufnych danych logowania używaj sprawdzonego menedżera haseł.
Jak przygotować to w jeden weekend
Kompletna teczka na wypadek katastrofy brzmi przytłaczająco, ale można ją przygotować w jeden skupiony weekend:
Sobota rano (2–3 godziny): stwórz lub zaktualizuj spis rzeczy w Itemtopia, zaczynając od najcenniejszych rzeczy.
Sobota po południu (2 godziny): zbierz dokumenty ubezpieczeniowe, sfotografuj je lub zeskanuj i dodaj do cyfrowej teczki.
Niedziela rano (2 godziny): zbierz dokumenty finansowe i prawne. Zanotuj, gdzie są oryginały.
Niedziela po południu (1 godzina): uzupełnij informacje medyczne i kontakty awaryjne. Ustaw w kalendarzu coroczne przypomnienie o przeglądzie.
Przeglądaj raz w roku
Teczka nieaktualizowana od pięciu lat jest dużo mniej przydatna. Ustaw coroczne przypomnienie – na przykład przy rozliczaniu podatku albo odnawianiu polisy – żeby wszystko przejrzeć i zaktualizować.
Podsumowanie
Nie da się przewidzieć, kiedy nadejdzie katastrofa. Możesz jednak zdecydować, jak dobrze będziesz na nią przygotowany. Teczka na wypadek katastrofy w połączeniu z dokładnym spisem rzeczy w Itemtopia sprawia, że bez względu na to, co stanie się z twoim domem, informacje potrzebne do odbudowy są bezpieczne, dostępne i kompletne.
Jak pomaga Itemtopia
Itemtopia dba o praktyczny zapis: zdjęcia, miejsca, szczegóły przedmiotów, paragony, gwarancje, dokumenty, notatki, przypomnienia, historia serwisowa, kody QR, eksporty i udostępnianie — wszystko pozostaje powiązane z rzeczą, której dotyczy.
Dostępna wersja angielska: How to Build a Disaster Recovery File for Your Home