Inventario per piccoli imprenditori che lavorano da casa

Lavorare da casa ha reso sfumato il confine tra spazio personale e professionale, e questa sovrapposizione crea una lacuna assicurativa importante di cui la maggior parte di chi ha un’attività in casa non è consapevole. La tua polizza casa standard, da proprietario o da inquilino, quasi certamente offre una copertura limitata o nulla per attrezzature e beni aziendali. Capire questa lacuna e documentare bene i beni della tua attività può proteggere un investimento di migliaia di dollari.

La maggior parte delle polizze casa standard limita la copertura dei beni aziendali a 2.500 $, e molte escludono del tutto il furto dei beni aziendali. Questo significa che:

• Il tuo portatile da lavoro da 3.000 $ potrebbe essere coperto solo per 2.500 $, o per niente in caso di furto
• La merce della tua attività conservata in casa potrebbe non avere alcuna copertura
• I beni dei clienti affidati a te potrebbero non essere coperti
• Le richieste di risarcimento per responsabilità legate all’attività potrebbero essere escluse

La soluzione passa sia da un’assicurazione adeguata sia da una documentazione accurata. Non puoi chiedere un risarcimento per attrezzature che non puoi dimostrare di avere.

Se hai un’attività in casa, in pratica ti servono due inventari:

Inventario personale: i tuoi beni personali, cioè oggetti di casa, elettronica personale, mobili, gioielli. Coperti dalla polizza casa, da proprietario o da inquilino.

Inventario aziendale: attrezzature, utensili, merce e altri beni usati nella tua attività. Richiedono una documentazione a parte e, idealmente, una copertura assicurativa separata o integrativa.

Itemtopia ti permette di organizzarli separatamente: puoi creare uno spazio «Ufficio in casa» o «Attrezzature aziendali» e tenere lì tutto, distinto dai tuoi beni personali.

Per ogni oggetto, registra in Itemtopia:

• Foto dell’oggetto
• Numero di serie (fotografa l’etichetta)
• Marca e modello
• Data d’acquisto
• Prezzo d’acquisto: se acquistato come spesa aziendale, probabilmente coincide con la tua contabilità
• Ricevuta: particolarmente importante; gli acquisti aziendali hanno spesso ricevute intestate all’azienda
• Se è usato esclusivamente per lavoro o anche per uso personale: incide sul trattamento fiscale e sull’assicurazione
• Valore di sostituzione attuale stimato

Per i beni aziendali, inventario e contabilità dovrebbero essere allineati. Le attrezzature acquistate come spesa deducibile compaiono nei tuoi libri contabili. Il tuo inventario Itemtopia dà a quegli oggetti una documentazione fisica che completa il dato contabile.

Se dovessi mai affrontare un controllo fiscale o denunciare un sinistro, avere entrambi i registri allineati (Itemtopia con il bene fisico, le foto e i numeri di serie, la contabilità con l’acquisto) è la documentazione più solida possibile.

Una volta documentati i beni aziendali, rivedi la tua assicurazione (i nomi e le formule variano da paese a paese; qui prendiamo come riferimento quelle più diffuse negli Stati Uniti):

Estensione per attività in casa: alcune compagnie offrono un’estensione che amplia la polizza casa per coprire le attrezzature aziendali fino a un massimale più alto (spesso 5.000-10.000 $). Costa poco ed è facile da aggiungere.

Polizza per attività svolte in casa: un gradino sopra, copre i beni aziendali con massimali più alti e include una parte di responsabilità civile. Adatta ad attività con attrezzature per 10.000-50.000 $.

Polizza multirischio per piccole imprese (in inglese BOP, business owner’s policy): un’assicurazione commerciale completa che unisce copertura dei beni e responsabilità civile. Necessaria quando l’attività cresce oltre ciò che un’estensione della polizza casa può coprire.

Polizza separata per le attrezzature: per singole attrezzature di particolare valore, una copertura dedicata offre una protezione ampia contro furto, danni accidentali e scomparsa inspiegabile.

Il tuo agente assicurativo può aiutarti a capire quale opzione fa al caso tuo. Il tuo inventario Itemtopia documentato è ciò che rende la conversazione produttiva: sai esattamente cosa hai e quanto vale.

Nota: se sei un dipendente che lavora da remoto (non un lavoratore autonomo), di solito le attrezzature fornite dal datore di lavoro sono coperte dall’assicurazione dell’azienda. La tua polizza casa personale continua a coprire i tuoi beni personali. Il problema della lacuna riguarda soprattutto i lavoratori autonomi e i titolari di piccole imprese.

Se non sai in quale categoria rientri, chiedi all’ufficio del personale se le attrezzature di lavoro sono coperte dalla polizza aziendale e controlla se la tua polizza casa esclude i beni aziendali.

Oltre alla documentazione dei singoli oggetti, scatta almeno una volta l’anno foto grandangolari dell’intero ufficio in casa. Così documenti l’insieme della tua postazione di lavoro e recuperi tutto ciò che potresti aver perso nella documentazione oggetto per oggetto.

Chi ha un’attività tende a rinnovare le attrezzature più spesso di un normale proprietario di casa. Prendi l’abitudine di aggiungere i nuovi beni aziendali al tuo inventario Itemtopia al momento dell’acquisto, ricevuta alla mano e numero di serie fotografato. Ci vogliono tre minuti e hai un registro completo fin dal primo giorno.

Se svolgi qualsiasi tipo di attività da casa, da freelance, consulente, rivenditore, creatore di contenuti o altro, il tuo ufficio in casa è un investimento che merita una documentazione e un’assicurazione adeguate. Le funzioni di Itemtopia pensate anche per il lavoro, tra cui categorie personalizzate, condivisione e schede dettagliate degli articoli, rendono semplice creare e mantenere la documentazione che ti serve. Inizia oggi dalle attrezzature di maggior valore.

Disponibile anche in inglese: Home Inventory for Small Business Owners Working From Home