Inboedellijst voor ondernemers die thuis werken

Thuiswerken heeft de grens tussen privé en werk vervaagd, en die vervaging zorgt voor een flink gat in de verzekering waar de meeste ondernemers met een bedrijf aan huis niets van weten. Uw standaard woon- of inboedelverzekering dekt zakelijke apparatuur en bezittingen vrijwel zeker maar beperkt of helemaal niet. Wie dat gat begrijpt en zijn zakelijke bezittingen goed vastlegt, kan duizenden dollars aan investeringen beschermen.

De meeste standaard woonverzekeringen beperken de dekking voor zakelijke eigendommen tot $2,500, en veel polissen sluiten diefstal van zakelijke eigendommen volledig uit. Dat betekent:

• Uw zakelijke laptop van $3,000 is misschien maar voor $2,500 gedekt, of helemaal niet bij diefstal
• Bedrijfsvoorraad die u thuis bewaart, is mogelijk helemaal niet gedekt
• Eigendommen van klanten die u onder u heeft, zijn mogelijk niet gedekt
• Aansprakelijkheidsclaims die met uw bedrijf te maken hebben, kunnen zijn uitgesloten

De oplossing bestaat uit zowel een goede verzekering als grondige documentatie. U kunt geen claim indienen voor apparatuur waarvan u niet kunt aantonen dat u die had.

Als ondernemer met een bedrijf aan huis heeft u in feite twee inventarissen nodig:

Privé-inventaris: uw persoonlijke spullen, zoals huisraad, persoonlijke elektronica, meubels en sieraden. Gedekt door uw woon- of inboedelverzekering.

Zakelijke inventaris: apparatuur, gereedschap, voorraad en andere bezittingen die u voor uw bedrijf gebruikt. Deze vraagt om aparte documentatie en bij voorkeur om een aparte of aanvullende verzekering.

In Itemtopia houdt u ze gescheiden: u maakt een ruimte ‘Thuiskantoor’ of ‘Zakelijke apparatuur’ aan en houdt daar alles bij, los van uw persoonlijke spullen.

Leg voor elk item in Itemtopia vast:

• Foto van het item
• Serienummer (fotografeer de sticker)
• Merk en model
• Aankoopdatum
• Aankoopprijs: als u het als zakelijke uitgave kocht, komt dit waarschijnlijk overeen met uw boekhouding
• Bon: extra belangrijk; zakelijke aankopen hebben vaak bonnen van bedrijfsrekeningen
• Of het uitsluitend zakelijk of ook privé wordt gebruikt: dat heeft gevolgen voor de belastingen en de verzekering
• Huidige geschatte vervangingswaarde

Bij zakelijke bezittingen horen uw inventaris en uw boekhouding op elkaar aan te sluiten. Zakelijke apparatuur die u als aftrekbare kosten heeft gekocht, staat in uw administratie. Uw inventaris in Itemtopia geeft die items een fysieke documentatie die het financiële overzicht aanvult.

Krijgt u ooit een controle van de Belastingdienst of moet u een verzekeringsclaim indienen, dan is het de sterkst mogelijke documentatie als beide op elkaar aansluiten: Itemtopia met de fysieke bezitting, foto’s en serienummers, en uw boekhouding met de aankoop.

Heeft u uw zakelijke bezittingen vastgelegd, bekijk dan uw verzekering:

Uitbreiding voor een bedrijf aan huis: sommige verzekeraars bieden een uitbreiding waarmee uw woonverzekering zakelijke apparatuur tot een hoger bedrag dekt (vaak $5,000-$10,000). Goedkoop en eenvoudig toe te voegen.

Verzekering voor een bedrijf aan huis: een stap verder, met dekking voor zakelijke eigendommen tot hogere bedragen plus enige aansprakelijkheidsdekking. Geschikt voor bedrijven met $10,000-$50,000 aan apparatuur.

Bedrijvenpakket: een volledige zakelijke verzekering die eigendommen en aansprakelijkheid combineert. Nodig zodra uw bedrijf groter wordt dan wat een uitbreiding op uw woonverzekering kan dekken.

Aparte apparatuurverzekering: voor bijzonder waardevolle afzonderlijke apparatuur biedt een aparte verzekering ruime dekking tegen diefstal, schade door ongelukken en onverklaarbare vermissing.

Uw verzekeringsadviseur helpt u bepalen welke optie bij uw situatie past. Uw vastgelegde inventaris in Itemtopia maakt dat gesprek productief: u weet precies wat u heeft en wat het waard is.

Let op: bent u werknemer en werkt u op afstand (dus niet als zelfstandige), dan dekt de verzekering van uw werkgever meestal de zakelijke apparatuur die u van hen heeft gekregen. Uw eigen woonverzekering dekt nog steeds uw persoonlijke spullen. Het gat is het grootst voor zelfstandigen en kleine ondernemers.

Weet u niet zeker in welke categorie u valt, vraag dan de personeelsafdeling van uw werkgever of zakelijke apparatuur onder de polis van het bedrijf valt, en controleer uw woonverzekering op uitsluitingen voor zakelijke eigendommen.

Maak naast de documentatie per item minstens eens per jaar groothoekfoto’s van uw complete thuiskantoor. Zo legt u de volledige omvang van uw werkplek vast en vangt u alles op wat u bij het vastleggen per item misschien heeft gemist.

Ondernemers vervangen apparatuur doorgaans vaker dan gemiddelde huiseigenaren. Maak er een gewoonte van nieuwe zakelijke bezittingen direct bij aankoop aan uw inventaris in Itemtopia toe te voegen, met de bon bij de hand en het serienummer gefotografeerd. Het kost drie minuten en levert vanaf dag één een compleet overzicht op.

Runt u vanuit huis een bedrijf van welke soort ook, als freelancer, consultant, wederverkoper, contentmaker of iets anders, dan is uw thuiskantoor een investering die goede documentatie en een goede verzekering verdient. Met zakelijk handige functies zoals eigen categorieën, delen en gedetailleerde itemgegevens maakt Itemtopia het eenvoudig om de documentatie op te bouwen en bij te houden die u nodig heeft. Begin vandaag met uw waardevolste apparatuur.

Engelse versie beschikbaar: Home Inventory for Small Business Owners Working From Home