Inventário doméstico para pequenos empresários que trabalham a partir de casa

Trabalhar a partir de casa esbateu a fronteira entre o espaço pessoal e o profissional — e isso cria uma lacuna significativa no seguro de que a maioria de quem tem um negócio em casa não se apercebe. A sua apólice normal de seguro de habitação ou de recheio tem quase de certeza uma cobertura limitada ou nula para equipamento e bens profissionais. Perceber esta lacuna e documentar bem os ativos do seu negócio pode proteger milhares em investimento.

A maioria das apólices normais de habitação limita a cobertura de bens profissionais a 2500 $ — e muitas excluem por completo o furto de bens profissionais. Isto significa que:

• O seu portátil de trabalho de 3000 $ pode estar coberto apenas por 2500 $, ou por nada se for roubado
• O stock do negócio guardado em casa pode não ter qualquer cobertura
• Os bens de clientes à sua guarda podem não estar cobertos
• As reclamações de responsabilidade civil ligadas ao negócio podem estar excluídas

A solução passa por um seguro adequado e por uma documentação completa. Não pode reclamar equipamento que não consegue provar que tinha.

Quem tem um negócio em casa precisa, na prática, de dois inventários:

Inventário pessoal: os seus bens pessoais — artigos domésticos, eletrónica pessoal, mobiliário, joias. Cobertos pelo seguro de habitação ou de recheio.

Inventário profissional: equipamento, ferramentas, stock e outros ativos usados no negócio. Precisam de documentação própria e, idealmente, de uma cobertura de seguro separada ou complementar.

O Itemtopia permite organizá-los em separado — pode criar um espaço «Escritório» ou «Equipamento profissional» e registar lá tudo, à parte dos seus bens pessoais.

Para cada item, registe no Itemtopia:

• Foto do item
• Número de série (fotografe a etiqueta)
• Marca e modelo
• Data de compra
• Preço de compra — se foi comprado como despesa da empresa, deve coincidir com a sua contabilidade
• Recibo — especialmente importante; as compras do negócio têm muitas vezes faturas emitidas em nome da empresa
• Se é usado exclusivamente no negócio ou partilhado — isto afeta o tratamento fiscal e o seguro
• Valor de substituição atual estimado

Nos ativos do negócio, o inventário e a contabilidade devem estar alinhados. O equipamento comprado como despesa dedutível aparece nas suas contas. O seu inventário no Itemtopia dá a esses itens uma documentação física que complementa o registo financeiro.

Se algum dia for alvo de uma inspeção ou precisar de fazer uma participação ao seguro, ter os dois registos alinhados — o Itemtopia a mostrar o ativo físico com fotos e números de série, e a contabilidade a mostrar a compra — é a documentação mais sólida possível.

Depois de documentar os ativos do negócio, reveja o seu seguro:

Extensão da apólice de habitação para atividade profissional: algumas seguradoras oferecem uma cobertura adicional que alarga a apólice da casa ao equipamento profissional até um limite mais alto (muitas vezes 5000 $-10 000 $). É barata e fácil de acrescentar.

Apólice para negócio em casa: um passo acima, cobre os bens profissionais com limites mais altos e inclui alguma responsabilidade civil. Adequada para negócios com 10 000 $-50 000 $ em equipamento.

Seguro multirriscos empresarial: um seguro comercial completo que combina a cobertura de bens e de responsabilidade civil. Necessário quando o negócio cresce além do que uma extensão da apólice da casa consegue cobrir.

Apólice específica para equipamento: para peças de equipamento individualmente valiosas, uma apólice de equipamento discriminado oferece uma cobertura ampla contra furto, danos acidentais e desaparecimento inexplicável.

O seu mediador de seguros pode ajudá-lo a avaliar a opção mais adequada à sua situação. O seu inventário documentado no Itemtopia é o que torna essa conversa produtiva — sabe exatamente o que tem e quanto vale.

Nota: se é trabalhador por conta de outrem em teletrabalho (e não trabalhador independente), o seguro da sua entidade patronal cobre normalmente o equipamento que ela lhe forneceu. A sua apólice pessoal de habitação continua a cobrir os seus bens pessoais. A lacuna é mais grave para trabalhadores independentes e pequenos empresários.

Se não tiver a certeza de em que categoria se encaixa, pergunte aos recursos humanos da sua entidade patronal se o equipamento profissional está coberto pela apólice da empresa e verifique as exclusões de bens profissionais na sua apólice de habitação.

Além de documentar cada item, tire fotos panorâmicas de todo o seu escritório em casa pelo menos uma vez por ano. Isto regista o âmbito completo do seu espaço de trabalho e apanha o que possa ter escapado na documentação item a item.

Quem tem um negócio tende a renovar o equipamento com mais frequência do que um proprietário típico. Crie o hábito de adicionar os novos ativos do negócio ao inventário no Itemtopia logo no momento da compra — recibo na mão, número de série fotografado. Demora três minutos e cria um registo completo desde o primeiro dia.

Se tem qualquer tipo de negócio em casa — freelancer, consultor, revendedor, criador de conteúdos ou outro — o seu escritório em casa é um investimento que merece uma documentação e um seguro adequados. As funcionalidades do Itemtopia pensadas para negócios, incluindo categorias personalizadas, partilha e registos detalhados dos itens, tornam simples criar e manter a documentação de que precisa. Comece hoje pelo equipamento mais valioso.

Versão em inglês disponível: Home Inventory for Small Business Owners Working From Home